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Archivierung
Die gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen, Daten, Dokumente und E-Mails für die Jahre zu archivieren und jederzeit vorzulegen, belasten die IT-Abteilungen erheblich. Dieser Bereich gehört in der Regel nicht zu den Kernkompetenzen der Unternehmen und belastet das Budget und die Ressourcen zusätzlich. Eine Alternative für die interne Archivierung ist das Auslagern von Daten und die Sicherung der Daten bei einem Dienstleister. Ein auf Outsourcing spezialisierter Partner kann dabei zu einer Kostenreduzierung sowie zur Steigerung der Performanz und Qualität beitragen. Vor- und Nachteile bei einer Auslagerung der Archivierung sind zu beachten, sowie einige wichtige Punkte, die im Vorfeld vorzubereiten sind.
Ein wesentlicher Faktor für das Outsourcing sind die zu erzielenden Kosteneinsparungen, durch das Wegfallen von Hardware- und Softwareinvestitionen und der dazugehörigen Wartung und Pflege. Auf lange Sicht entfallen sogar die Kosten für die Migration. Die ausgelagerten Leistungen sind zudem günstiger, da externe Partner durch ihre Kompetenz und leistungsfähigere Ausrüstung und Infrastruktur kosteneffizienter arbeiten können.
Dies trägt zudem zu einer Verbesserung der Qualität und der Performanz bei, die vor allem bei rechtlichen Anforderungen durch Behörden und Staat eine höhere Sicherheit bietet. Weniger dramatisch, aber dennoch erwähnenswert, ist der Faktor Skalierbarkeit und Flexibilität. Die Datenmengen steigen zunehmend und große Anbieter können diese Entwicklungen besser abfedern.
Zu bedenken sind, bei all den Vorteilen, auch einige Einschränkungen. So bleibt immer noch ein Restaufwand bei der Verwaltung um Daten aufzubereiten, bereitzustellen und gegebenenfalls auch zu pflegen. Auch sind sicherheitsrelevante Aspekte genau zu prüfen und die Datensicherheit durch den Dienstleister genau zu überprüfen und einzufordern, da diese nicht vollständig auf den Partner abzuwälzen sind.
Die Auslagerung von Archiven kann sowohl Kosten- als auch Qualitätsvorteile schaffen, die Unternehmen einen signifikanten Wettbewerbsvorteil bieten. Die gewünschten Erfolge sind nur dann umsetzbar, wenn im Vorfeld eine nachhaltige Planung stattfindet. Dabei müssen die Ziele genau festgelegt und dokumentiert werden. Ebenso müssen Risiken bedacht, Kosteneinsparungen beziffert und erforderliche Prozesse angefertigt werden.
Lassen Sie sich ausführlich von unseren Experten informieren. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine optimale Lösung, um Ihre Daten sicher und langfristig zu archivieren.