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Records Management

Im oft hektischen Geschäftsalltag ist es besonders wichtig, dass Prozesse reibungslos und im Hintergrund ablaufen, das gilt besonders für Prozesse, die nicht primär mit dem Kerngeschäft zu tun haben. Hierzu zählt insbesondere die Schriftgutverwaltung.

Mit einem gut durchdachten Records Management stellen Sie in Ihrem Unternehmen reibungslose Abläufe sicher, erhöhen Ihre Effizienz und können jederzeit auf alle relevanten Dokumente zugreifen, so dass rechtliche Vorgaben problemlos umgesetzt werden können.

Ein wirkungsvolles Records Management unterstützt Ihr Unternehmen dabei, alle relevanten Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus optimal für Ihre Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und die ordnungsgemäße und sachgerechte Archivierung zu sichern. Über eine vorgegebene Aktenstruktur wird darüber hinaus sichergestellt, dass Informationen einheitlich abgelegt werden und für den direkten Zugriff in der Sachbearbeitung zur Verfügung sehen.

Merkmale

  • Sicherheit über Geschäftsprozesse und stabile Strukturen
  • Erstellen und Erfassen von Records
  • Klassifikation von Records
  • Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden (Archivierung)
  • Aufbewahrungsfristen und Vernichtung (regulatorische Vorgaben)
  • Metadaten
  • Inhaltliche Erschließung
  • Migration
  • Langzeitarchivierung / digitale Konservierung
  • Dokumentenformate
  • Software Zertifizierung
  • Sicherheitsklassifikation
  • IT-Sicherheitstechniken (Backup, Desaster)

Lösungsansätze

  • Erstellen und einhalten von Compliance-Regeln
  • Richtungsweisende Strategien und Standards erstellen
  • Prozesse und Strukturen modellieren
  • Interne Kontrollmechanismen
  • Benutzerberechtigungen definieren
  • Nachvollziehbarkeit gewährleisten (Logging)
  • Zertifizierte Systeme mit Workflow nutzen
  • Volltextsuche gewährleisten
  • Datensicherung auf unveränderbaren Speichermedien (WORM)
  • Integration in Anwendungen (EAI)
  • Über Datenmigration Datenverfügbarkeit über längere Zeit gewährleisten
  • Geeignete Dateiformate wählen (TIFF, PDF/A, etc.)

Nutzen

  • Übernahme von notwendigen Aufgaben in der unternehmensweiten Informations- und Dokumentenverwaltung
  • Sie sind gegen rechtliche Komplikationen abgesichert (Dokumentations- und Archivierungsrichtlinien sind gewährleistet)
  • Höhere Transparenz
  • Geringere Kosten
  • Optimierte Prozesse
  • Höhere Erträge
  • Niedrigere „Einstiegskosten“
  • Kalkulierbare Fixkosten
  • Hochsicherheitssysteme
  • Optimale Betreuung
  • Plattformunabhängiger Zugriff über WEB