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Erfahren Sie, wie Sie mit uns Ihre Geschäftsprozesse optimieren können.

Dokument Management von DocuWare

Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente. Es gelingt kaum noch, sie halbwegs geordnet in Aktenordnern, auf PC-Festplatten und im E-Mailsystem abzulegen. Eigentlich sind die enthaltenen Informationen sehr wertvoll für unsere tägliche Arbeit und wesentlich für den Erfolg unseres Unternehmens. Doch oft wissen wir nicht mehr, wo wir selbst oder ein Kollege etwas abgelegt haben. Von vielen Informationen ist nicht einmal bekannt, dass es sie in unserem Unternehmen gibt.

Die Suche danach ist extrem mühsam. Trotz wachsender Informationsmenge fühlen wir uns immer schlechter informiert.

Informationen aktivieren

Elektronische Archivierung und Dokumenten-Management machen wertvolle Informationen nutzbar. Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt; an jedem Arbeitsplatz und dank intelligenter Technik weitgehend automatisch. Im Dokumenten-Pool stehen die Informationen allen Kollegen Wort für Wort thematisch sortiert zur Verfügung.

Mit wenigen Mausklicks zu jeder Zeit und bei Bedarf auch an jedem Ort der Welt. Innerhalb kürzester Zeit können Sie dank mittlerweile ausgereifter und tausendfach bewährter Technik vom Nutzen modernen Dokumenten-Managements profitieren.

Papier Schriftstücke

Dokumenten-Scanner lassen sich direkt steuern und digitale Kopierer können eingebunden werden. Dadurch wird die Erfassung von Papierdokumenten sehr einfach und komfortabel. Über die leistungsfähige Texterkennung (OCR) kann das Schriftstück im Archiv Wort für Wort recherchiert werden. Strichcodes werden automatisch ausgelesen, als Suchbegriff angeboten und verknüpfen das Dokument bei Bedarf mit externen Datenbeständen.

Kaufmännische Unterlagen

Über die universellen Schnittstellen TIFFMAKER und COLD archiviert DocuWare Daten und Dokumente aus fast allen kaufmännischen Anwendungen revisionssicher im Dokumenten-Pool. Führende Systeme von SAP, Navision, SageKHK und Exact werden über zertifizierte Schnittstellen direkt angebunden. Auch Eingangsrechnungen lassen sich dank Barcode-Erkennung und externer Index-Erweiterung automatisch archivieren.

E-Mails und Office

MAPI-Schnittstellen zu Outlook/Exchange und die Anbindung von Lotus Notes erlauben die vollautomatische Ablage von E-Mail- und anderen Groupware-Objekten im gemeinsamen Dokumenten-Pool. Eine getrennte Archivierung dieser Dokumente entfällt. Die E-Mail-Datenbanken werden entlastet und ihre Verwaltung vereinfacht. Ein Plug-In erlaubt in Microsoft Office die direkte Ablage gerade bearbeiteter Dateien im Docu-Ware-Dokumenten-Pool.

Zentraler Dokumenten-Pool

Mit DocuWare steht ein leistungsstarkes Archivsystem als Dokumenten-Pool zentral zur Verfügung. Highlights: integrierter SQL-Server, Schnittstellen zu Oracle und anderen Datenbanken, automatische Übernahme von Ordnungskriterien, Volltext-Indexierung, hierarchisches Speicher-Management und verteilte Datenhaltung. CD, DVD und Jukeboxen werden unterstützt, selbsttragende Archive auf CD und DVD einschließlich Abfragesoftware erhöhen Sicherheit und Flexibilität.

Universeller Zugriff

Der Dokumenten-Pool ist von jedem Windows PC, über Intra-/Internet und Terminalserver erreichbar. Alle Dokumente, egal welchen Typs oder Herkunft, sind sofort, thematisch sortiert und über Volltext verfügbar. Die Integration in anderen Anwendungen erfolgt über Standard-Interface oder Programmier-Toolkit.